Înainte de a începe să citești acest articol, te anunț că nu voi prezenta vreo tehnică de organizare, nu voi recomanda niciun tool și nu voi vorbi despre o „formulă simplă în 5 pași”. Nu cred în astfel de formule și nici nu cred că un sfat dintr-un articol pe un blog poate schimba total comportamentul cuiva.
Vreau pur și simplu să te întreb pe tine ce metodă aplici pentru a îți organiza mai bine munca.
Trăim în era „distragerii atenției”, asta e clar. De exemplu, de când am început să scriu aceste rânduri și până am ajuns aici, am primit 3 email-uri care m-au făcut curios să văd despre ce e vorba și să mă întrerup din scris. Astfel, să scriu acest articol a durat de două ori mai mult decât ar fi durat în mod normal.
Din câte am observat până acum, majoritatea oamenilor care întreprind „muncă de birou” își petrec o bună parte din timpul de lucru citind sau trimițând email-uri sau pur și simplu verificând fiecare notificare primită pe rețelele de socializare. De aceea, nici nu ne dăm seama cum trece timpul și ne trezim pe la ora 16:00, când mai e puțin până încheiem programul, că nu am finalizat toate task-urile din ziua respectivă.
Atunci fie stăm peste program, fie amânăm task-urile pe a doua zi, dar nu lăsăm niciodată să se observe că este vina noastră faptul că am întârziat.
Cred că astfel de comportamente au ajuns normalitate chiar și la persoanele care folosesc așa-numitele „tool-uri” de productivitate sau self-management.
Până la urmă, cred că cel mai important „tool” este să nu ne lăsăm distrași și să acceptăm că, indiferent dacă suntem bărbați sau femei, nu suntem buni la multitasking. Nu suntem făcuți pentru asta, mai ales când vine vorba de task-uri de birou. Trebuie să rezolvăm lucrurile pe rând. Nu pot să trimit un email în timp ce vorbesc cu clientul la telefon și mă gândesc la un slogan pentru alt client în același timp. Pur și simplu nu pot și nu cred că există vreun „magician” care să reușească așa ceva.
Sunt sigur că mulți au încercat asta (printre care și subsemnatul), însă atunci lucrurile nu au ieșit cum ar fi trebuit. Dacă încerci așa ceva și la final îți dă cu virgulă, să nu crezi că economisești timp. Din contră, pierzi mai mult timp pentru că trebuie să reiei task-urile și să-ți corectezi greșelile.
Așadar, având toate aceste lucruri în minte, vreau să te întreb: tu cum îți organizezi activitatea profesională ca să fii mai eficient?
sursa foto: pixabay.com
Trăiască Evernote! Asta folosesc de mult timp și niciodată nu a dat greș. Îmi țin notițe despre absolut tot: task-uri, evenimente, distracție, chestii de citit. Le am pe telefon și laptop, oriunde merg. Mă ajută tare mult.
Merci de răspuns! Și eu am încercat același lucru – să îmi centralizez tot acolo, dar pentru că nu a devenit o obișnuință, de multe ori uitam să deschid Evernote-ul. Când totuși îl deschideam, pierdeam șirul foilor cu notițe și tot pe carnețele și sticky notes îmi scriam task-urile. Mă bucur că pe tine te ajută! Poate îi mai dau și eu o șansă 🙂
SPlanner de la Samsung, combinat cu Google Calendar, unde imi setez alarme. Si clasicul panou de polistiren pentru post-it-uri de deasupra biroului ma ajuta sa ma organizez mai bine:)
Mă bucur că te ajută! Cred că eu funcționez mai eficient pe varianta clasică – un panou de polistiren cu post-it-uri și un carnețel cu notițe își fac treaba cel mai bine la mine!
1. Hartie si pix pentru cam tot – mai bine pe hartie, decat incap -> simt ca fac progres spre a-mi pune ideea in practica
2. Trello – cand am multe idei si le vreau organizate -> fac si liste cu To Do, Doing si Done si le mut dintr-o lista in alta
3. Google Drive – cam toate documentele pe care le scriu le pun si aici -> WordPress e ok, dar daca se intampla ceva cu baza de date, vreau sa am si backup mai sigur.
Mersi.
Mersi pentru destăinuire 🙂 Toate 3 le folosesc și eu. Însă, cu Trello mai am ceva de lucru până îmi intră în obișnuință să îl folosesc. Recunosc, uneori mi-e mai simplu să îl înlocuiesc cu Sticly Notes de la Windows.
Eu folosesc Trello. Are o super aplicatie mobila, se incarca totul foarte repede si e foarte flexibil si customizabil. Cu mailurile, am si eu aceeasi problema, dar incerc sa imi prioritizez taskurile.
Foarte util Trello, într-adevăr! Mulțumesc de răspuns, Bogdan!
Hey! Eu combin mai multe instrumente care au devenit intr-adevar obisnuinta – 2 agende (una pentru notite, una planner, in care imi trec evenimentele – agenda e tot timpul deschisa pe birou, vad cel mai simplu ce si cand am de facut), to do list pe care il si planific in timp – spre exemplu daca am de scris niste rapoarte si imi ia aprox 1 ora, imi planific intre ora x si ora y timp pentru asta; de asemenea, calendarul de pe telefon (care combina google calendar cu cel din outlook) pentru notificari si reminders on the go, cum s-ar spune. Calendarele sunt colour-coded (am spre exemplu cate un calendar pt fiecare client, all in one place – asa mi-e mai usor sa imi dau seama, vizual, care e focusul pe ziua in curs). Daca am ceva de facut peste mai mult timp imi pun un reminder, altfel sigur uit. Am inceput sa folosesc Todoist pentru task-uri, inca ma obisnuiesc sa le trec acolo – ma ajuta pt remindere (te bazaie in fiecare zi daca amani, pana bifezi done), insa nu renunt la a le planifica si in timp in agenda. Am observat ca daca nu planific si in timp, am tendinta sa tot aman – aici e mai mult un truc psihologic. Post-its daca e ceva de avut in vedere la modul general (gen focus on this!). Or mai fi si altele, insa astea ma ajuta pe mine acum :). Aplicatiile de focus (care iti blocheaza site-uri & co.) nu functioneaza pt mine pt ca ma fac mai curioasa sa vad ce e pe facebook, spre exemplu, decat daca sta deschis intr-un colt cuminte.
Bună, Mădă! E foarte bună metoda ta cu cele două agende, și interesantă, deopotrivă. Nici pentru mine nu funcționează aplicațiile de focus, iar de Google Calendar din păcate nu m-am putut lega, deși la un moment dat încercasem. Cine știe, poate îi mai dau o șansă. Mulțumesc de vizită!
Agenda,Sticky Notes şi Google Drive sunt uneltele pe care le folosesc cel mai des pentru organizare. Pe lângă unelte am început să aplic câteva principii de productivitate învăţate de la Eben Pagan:
1. Piramida productivităţii
Conceptul e simplu: toate activităţile dintr-o zi pot fi clasificate în mai multe niveluri care formează o piramidă. La bază sunt lucrurile care îţi aduc zero valoare( bârfa, scrollingul pe fbk, îngrijorarea, blamarea altora etc). Urmează activităţile cu valoare scăzută în dolari/oră: citit mailuri, activităţi administrative etc şi cele cu valoare ridicată în dolari/oră(vânzări de exemplu). Vârful piramidei este ocupat de activităţile cu valoare pe viaţă. Ele variază în funcţie de aria vieţii pe care te concentrezi. Ex: pentru sănătate vorbim de sport, hidratare, mâncare sănătoasă etc
2. Pentru business, indiferent de model, Eben recomandă ca toate activităţile să se încadreze într-un trio: produse, marketing, relaţii.
Produse: scrii o carte, creezi conţinut pentru blog etc
Marketing: social media, blogging, seo, email marketing etc.
Relaţii:cu angajaţii, cu partenerii de afaceri, familie şi prieteni.
Toate activităţile din acest trio sunt lifetime activities 🙂 Acum sunt în perioada în care conştientizez când “o iau razna” şi revin la activităţile care contează pe termen lung.
Merci pentru articol Cătălin!
Mulțumesc și eu pentru idei și sugestii, Radu! 🙂 Sunt foarte utile!